Meldestelle für Whistleblower am Weizenbaum-Institut
In der Vergangenheit gab es national wie international verschiedene prominente Fälle von sogenannten „Whistleblowern“ (d.h. Hinweisgeber:innen), die halfen, Missstände und Rechtsverstöße bei staatlichen Institutionen oder in Unternehmen aufzudecken. Diese Personen übernehmen in für sie oft schwierigen Positionen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienen daher Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen und die wiederum potenzielle Hinweisgeber:innen abschrecken könnten. In Deutschland wurde dazu das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausgearbeitet, das die EU-Richtlinie 2019/1937 („Whistleblower-Richtlinie“) in nationales Recht umsetzt.
Gemäß dem HinSchG stellt das Weizenbaum-Institut einen digitalen Meldekanal für Whistleblower zur Verfügung. Potenzielle Hinweisgeber:innen können diesen internen Kanal nutzen, um ein vermutetes Fehlverhalten oder Missstände am Weizenbaum-Institut zu melden. Dabei haben sie die Wahl zwischen einer anonymen Meldung oder der Angabe ihres Namens und ihrer Kontaktdaten.
Was ist eine Whistleblower-Meldestelle?
Bei einer Whistleblower-Meldestelle handelt es sich um einen Kommunikationskanal, an den Mitarbeiter:innen und Externe vertraulich, wenn gewünscht auch anonym, Rechtsverstöße anderer Personen oder Verstöße gegen interne Richtlinien am Weizenbaum-Institut berichten können, ohne dass sie Nachteile wegen dieses Hinweises befürchten müssen. Für das Weizenbaum-Institut bietet die Whistleblower-Meldestelle eine wertvolle Erkenntnisquelle, um möglichen Rechtsverstößen frühzeitig entgegenzutreten und / oder diese aufklären zu können.
Was kann / soll gemeldet werden?
Grundsätzlich kann und soll jedes erlebte oder beobachtete Fehlverhalten, das eine Straftat, Ordnungswidrigkeit oder ein Verstoß gegen eine interne Richtlinie darstellt bzw. darstellen könnte, von Mitarbeiter:innen oder anderen Personen, die mit dem Weizenbaum-Institut zusammenarbeiten, gemeldet werden. Das HinSchG nennt hier insbesondere:
- Straftaten
- Bestimmte Ordnungswidrigkeiten aus den Bereichen des Umwelt- und Arbeitsschutzes
- Europäische Regelungen, insbesondere Datenschutz
Sollten Mitarbeiter:innen Vorkommnisse auffallen, die einen Verstoß gegen gute wissenschaftliche Praxis vermuten lassen, wird um eine Kontaktaufnahme mit den Ombudspersonen des Weizenbaum-Instituts statt einer Meldung über die Whistleblower-Meldestelle gebeten.
Was passiert mit meinem Hinweis?
Die Entgegennahme eines Hinweises und die erste Kommunikation mit der hinweisgebenden Person erfolgt durch eine externe Compliance-Beratungsstelle, die die Aufgaben der internen Meldestelle nach den Regelungen des HinSchG wahrnimmt. Das Weizenbaum-Institut hat hierzu die equeo CompCor GmbH bestellt, um eine unabhängige Person zur Bearbeitung von eingehenden Hinweisen bereitzustellen, die auch über die erforderliche Fachkunde verfügt.
Der / Die Hinweisgeber:in erhält nach Empfang der initialen Meldung eine Eingangsbestätigung. Mitarbeiter:innen von equeo CompCor übernehmen die erste Verifikation eines Hinweises oder einer Anfrage zur Abklärung des Sachverhaltes und stimmen die weitere Vorgehensweise mit den jeweils verantwortlichen Personen des Weizenbaum-Instituts ab.
Nach spätestens drei Monaten wird die hinweisgebende Person über die getroffenen Maßnahmen unterrichtet, sofern dies rechtlich möglich ist.
Wie schützt der Gesetzgeber hinweisgebende Personen?
Die hinweisgebende Person sowie diejenigen Personen, die diese im Rahmen des Hinweises unterstützen, sind gemäß den Regelungen des HinSchG geschützt,
- sofern die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen und
- die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fallen (Anlage 2), oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei.
Eine hinweisgebende Person ist nicht geschützt, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet. In einem solchen Fall ist die hinweisgebende Person gemäß § 38 HinSchG zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
Wie wird meine Identität geschützt?
Schutz durch das Hinweisgebersystem
Die hinweisgebende Person hat bei einer Frage oder einem Hinweis die Möglichkeit, anonym zu bleiben oder ihre Identität zu nennen. Der Austausch von Informationen und Daten über das Hinweisgebersystem erfolgt in verschlüsselter Form. Er werden keine Kontaktdaten der hinweisgebenden Person gespeichert, sofern die Person nicht ausdrücklich zugestimmt hat.
Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch den Systemanbieter oder sonstige Dritte ist nicht möglich.
Schutz durch equeo CompCor
Die Verschwiegenheitspflicht der Mitarbeiter:innen von equeo CompCor erstreckt sich insbesondere auf die Identität der hinweisgebenden Person. Namen und Kontaktdetails von Hinweisgeber:innen werden den Ansprechpartner:innen beim Weizenbaum-Institut nur unter Berücksichtigung der Vertraulichkeitsregelungen des HinSchG mitgeteilt. Dieser Sachverhalt ist im internen Bearbeitungsprotokoll festzuhalten.
Das Weizenbaum-Institut hat keinen Zugriff auf die internen Bearbeitungsvermerke von equeo CompCor über eingegangene Hinweise.
Soweit nach Einschätzung von equeo CompCor eine Wahrung der Anonymität der hinweisgebenden Person bei Weitergabe des vollständigen Hinweises nicht gewährleistet werden kann, werden die Informationen nur teilweise weitergegeben; es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Zustimmung der hinweisgebenden Person oder eine Ausnahmeregelung nach HinSchG vor. vor. Die Einschätzung, ob der Schutz der Vertraulichkeit einer hinweisgebenden Person gefährdet ist, obliegt allein den Mitarbeiter:innen von equeo CompCor .
Weitere Fragen?
Sollte es weitere Rückfragen zur Meldestelle geben, steht Ihnen equeo CompCor (office[at]equeo-compcor.de) gerne zur Verfügung.
Datenschutzhinweise zur Meldestelle für Whistleblower am Weizenbaum-Institut