Forschungskoordinator:in (m/w/d)

Das 2017 gegründete Weizenbaum-Institut erforscht die Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung auf unsere Gesellschaft. Es trägt mit seinen Handlungsempfehlungen dazu bei, dass die digitale Transformation nachhaltig, selbstbestimmt und verantwortungsvoll gestaltet wird. Das Weizenbaum-Institut wird von einem Verbund aus sieben Partnern getragen, dem die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) angehören. Finanziert wird das Institut vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) und dem Land Berlin. Es hat seinen Standort in Berlin.

Für den Vorstandsbereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Forschungskoordinator:in (m/w/d) mit 75 Prozent der regulären Arbeitszeit (z.Zt. 29,25 Wochenstunden). Die Stelle ist zunächst bis zum 14.10.2027 befristet. Die Weiterbeschäftigung darüber hinaus sowie eine Übernahme in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis werden angestrebt.

Der Vorstandsbereich des Weizenbaum-Instituts unterstützt und begleitet die Arbeit des Vorstands in allen Belangen. Neben strategischen Fragen und administrativen Tätigkeiten umfasst dies insbesondere die Gremienarbeit, das Berichtswesen sowie die Forschungskoordination. Letztere fungiert als Schnittstelle zwischen der Forschung und den wissenschaftsunterstützenden Bereichen. Erfahren Sie hier mehr zum Team.

Ihre Aufgaben

• Betreuung und Koordination der Forschungsgruppen am WI; Funktion als erste Ansprechperson für ausgewählte Forschungsgruppen und -einheiten in allen Belangen an der Schnittstelle zwischen Forschung und Administration
• Beratung und Unterstützung der Forschenden und insbesondere der Forschungsgruppenleitungen in allen Fragen des Forschungsmanagements
• Gestaltung und Optimierung von Prozessen zwischen Forschung und Administration; Entwicklung, Implementierung und Monitoring neuer administrativer Workflows; Identifikation von Verbesserungspotenzialen und eigenständige Entwicklung von Lösungen
• Planung und Monitoring der Mittelverwendung der betreuten Forschungsgruppen sowie Abstimmung mit dem Bereich Finanzen; Unterstützung der Gruppenleitungen bei der Budgetaufstellung und haushaltskonformen Mittelbewirtschaftung
• Koordination personalbezogener Prozesse zwischen den Forschungsgruppen und dem Bereich Personal; Vorbereitung und Begleitung von Personalmaßnahmen (z. B. Vertragsverlängerungen, Stellenausschreibungen, Onboarding-Prozessen)
• Eigenverantwortliches Monitoring institutsrelevanter Kennzahlen in Abstimmung insbesondere mit den Bereichen Forschungsmanagement und Personal
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung wissenschaftlicher Veranstaltungen und Konferenzen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich Sozial- oder Geisteswissenschaften, Verwaltungswissenschaften oder vergleichbaren Studiengängen
• Gründliche Kenntnisse der wissenschaftsunterstützenden Verwaltungsprozesse, insbesondere in den Bereichen Beschaffung, Personal, Finanzen und Reisekosten
• Grundverständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen von Forschungsförderung (z. B. BMFTR-Richtlinien, ANBest, UVgO)
• Erfahrung im wissenschaftlichen Projektmanagement und in der administrativen Koordination von Forschungsgruppen oder Verbundprojekten
• Sicherer Umgang mit gängigen Verwaltungs- und Informationssystemen sowie MS Office
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Problemlösungskompetenz
• Fähigkeit zum eigenständigen, strukturierten und serviceorientierten Arbeiten
• Sehr gute Kommunikations- und Beratungskompetenz in deutscher und englischer Sprache

Ihre Chance

• Spannende Aufgaben: Mitwirken in einem engagierten, innovativen und wissenschaftlich geprägten Arbeitsumfeld
• Optimale Rahmenbedingungen: Vergütung je nach Qualifikation bis zu EG 12 (TVöD Bund), einschließlich Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zum Deutschlandticket
• Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub im Jahr sowie an Heiligabend und Silvester frei
• Zentrale Lage: Arbeiten im Zentrum Berlins
• Persönliche Entwicklung: Regelmäßige berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten

Weiterführende Informationen

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das Weizenbaum-Institut fordert Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, können Sie, an Travis Penner gerichtet, bis zum 19.12.2025 in unserem Bewerbungsportal einreichen. Bei Fragen können Sie sich gerne jederzeit an Anne Kinzel-Meschter aus unserem Team Personal (personal[at]weizenbaum-institut.de) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.

Bewerbungsportal