Veranstaltungskaufmann / -frau (m/w/d) für die Sachbearbeitung mit Schwerpunkt Veranstaltungen

 

Der Weizenbaum-Institut e.V. sucht zum 15. September 2022 mit einem Beschäftigungsumfang von 75% Prozent der regulären Arbeitszeit (z.Zt. 39 Wochenstunden) eine:n Veranstaltungskaufmann / -frau (m/w/d) für die Sachbearbeitung mit Schwerpunkt Veranstaltungen für die Abteilung Transfer. Vorbehaltlich der Förderzusage ist die Stelle zunächst bis zum 14.09.2025 befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.    

Das Weizenbaum-Institut erforscht die Wechselwirkungen zwischen Digitalisierung und Gesellschaft. Im Mittelpunkt steht die Untersuchung von aktuellen und langfristigen gesellschaftlichen Veränderungen, die sich im Zusammenhang mit der Digitalisierung abzeichnen. Dabei arbeiten Wissenschaftler:innen aus den Sozial‐, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften sowie der Designforschung und der Informatik zusammen und tragen ihr Wissen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft. Die Leitwerte des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) geförderten Instituts sind Selbstbestimmung und Nachhaltigkeit in der digitalen Gesellschaft. Im Herbst 2022 beginnt die Etablierungsphase des Weizenbaum-Instituts mit dem Ziel der Verstetigung.

Die ausgeschriebene Stelle umfasst folgende Aufgaben

  • Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des WI und seiner Forschungsgruppen bzw. -einheiten
  • Verwaltung von Raumbuchungen und Entwicklung eines festen Buchungsprocederes inkl. Buchungsformularen für die Forschungsgruppen bzw. -einheiten
  • Betreuung externer Veranstalter, die in den Räumen des WI zu Gast sind
  • Vorbereitung von Beschaffungen und Vergaben für veranstaltungsnahe Dienstleistungen (Catering, Technik, Location etc.)
  • Steuerung und Kontrolle externer Dienstleister
  • Mitarbeit bei der Abrechnung von Veranstaltungsprojekten
  • Mitarbeit bei der Erstellung von Ablauf- und Regieplänen
  • Einladungs- und Teilnehmermanagement
  • Mithilfe bei Konzeption und Beschaffung von Veranstaltungsmaterialien

Voraussetzungen

  • Abschluss als Verwaltungsfachangestellte:r, Veranstaltungskauffrau/-mann, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder ähnliches
  • Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
  • Zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie gute organisatorische Fähigkeiten
  • Kommunikationsfreude und sicheres, freundliches Auftreten
  • hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit zu versetzten Zeiten, d.h. Einsatz auch in den Abendstunden oder an Sonn- und Feiertagen
  • Verhandlungsgeschick, Teamfähigkeit, Konfliktlösungskompetenz
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Führerschein der Klasse B
  • Fortgeschrittene Softwarekenntnisse z.B. mit MS-Office, Grafikprogramme (InDesign, Photoshop

Angebot

  • Ein attraktives Arbeitsumfeld im Zentrum Berlins in einem dynamischen, international vernetzten wissenschaftlichen Umfeld
  • Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (u.a. flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zur mobilen Arbeit, bis zu 30 Tage Jahresurlaub, Jahressonderzahlung)
  • Vergütung je nach Qualifikation bis zu TVöD EG 8
  • Betriebliche Altersversorgung nach VBL-U
  • Individuelle Entwicklung durch vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Der Weizenbaum-Institut e.V. fordert Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen können Sie bis zum 15.8.2022 in unserem Bewerbungsportal einreichen. Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Personalabteilung (personal[at]weizenbaum-institut.de) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.

Zum Bewerbungsportal

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