Veranstaltungskaufmann/ -frau für die Sachbearbeitung mit Schwerpunkt Veranstaltungen (m/w/d)

Der Weizenbaum-Institut e.V. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem Beschäftigungsumfang von 75% Prozent der regulären Arbeitszeit (z.Zt. 29,25 Wochenstunden) eine:n Veranstaltungskaufmann/ -frau für die Sachbearbeitung mit Schwerpunkt Veranstaltungen (m/w/d) für die Abteilung Transfer und Dialog. Die Stelle ist zunächst bis zum 14.09.2025 befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Das Weizenbaum-Institut erforscht interdisziplinär und grundlagenorientiert Phänomene, Be-dingungen und Folgen der Digitalisierung der Gesellschaft. Dafür arbeiten Wissenschaftler:innen aus den Sozial‐, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften sowie der Designforschung und der Informatik zusammen und entwickeln Handlungsoptionen für die Gestaltung der digitalen Gesellschaft. Dies geschieht im engen Dialog mit Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft. Die Leitwerte des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) geförderten Instituts sind Selbstbestimmung und Nachhaltigkeit.

Die ausgeschriebene Stelle umfasst folgende Aufgaben:

  • Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des WI und seiner Forschungsgruppen bzw. -einheiten
  • Verwaltung von Raumbuchungen und Entwicklung eines festen Buchungsprocederes inkl. Buchungsformularen für die Forschungsgruppen bzw. -einheiten
  • Betreuung externer Veranstalter, die in den Räumen des WI zu Gast sind
  • Vorbereitung von Beschaffungen und Vergaben für veranstaltungsnahe Dienstleistungen (Catering, Technik, Location etc.)
  • Steuerung und Kontrolle externer Dienstleister
  • Mitarbeit bei der Abrechnung von Veranstaltungsprojekten
  • Mitarbeit bei der Erstellung von Ablauf- und Regieplänen
  • Einladungs- und Teilnehmermanagement
  • Mithilfe bei Konzeption und Beschaffung von Veranstaltungsmaterialien

Voraussetzungen:

  • Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/-r, Veranstaltungskauffrau/-mann, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder ähnliches
  • Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
  • Zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie gute organisatorische Fähigkeiten
  • Kommunikationsfreude und sicheres, freundliches Auftreten
  • Hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit zu versetzten Zeiten, d.h. Einsatz auch in den Abendstunden oder an Sonn- und Feiertagen
  • Verhandlungsgeschick, Teamfähigkeit, Konfliktlösungskompetenz
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Führerschein der Klasse B
  • Fortgeschrittene Softwarekenntnisse z.B. mit MS-Office, Grafikprogramme (InDesign, Photoshop

Angebot:

  • Innovatives Arbeitsumfeld: im Zentrum Berlins in einem dynamischen, international vernetzten wissenschaftlichen Umfeld
  • Attraktive Vergütung bis zu TVöD EG 8
  • Gemeinsam mehr erreichen: toller Teamspirit in einem kompetenten und offenem Arbeitsumfeld
  • Attraktive Arbeitsbedingungen: ausgewogene Balance zwischen Beruf und Privatleben dank flexibler Arbeitszeiten, 30 Tagen Urlaub im Jahr und mobilem Arbeiten
  • Moderne Arbeitsausstattung: top Equipment und innovative Tools für die interdisziplinäre Zusammenarbeit
  • Persönliche Entwicklung: individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Optimale Verkehrsanbindung: attraktiver Standort mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
  • Weitere Extras: betriebliche Altersvorsorge nach VBL-U und Jahressonderzahlung

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Der Weizenbaum-Institut e.V. fordert Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen können Sie, gerichtet an die Teamleitung Johanna Hampf, in unserem Bewerbungsportal einreichen. Bei Fragen können Sie sich gerne an Sabine Zimmermann aus dem Team Personal (personal[at]weizenbaum-institut.de) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.

Zum Bewerbungsportal

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