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Assistenz für den Vorstand (m/w/d)

Das 2017 gegründete Weizenbaum-Institut erforscht die Auswirkungen der fortschreitenden Digitalisierung auf unsere Gesellschaft. Es trägt mit seinen Handlungsempfehlungen dazu bei, dass die digitale Transformation nachhaltig, selbstbestimmt und verantwortungsvoll gestaltet wird. Das Weizenbaum-Institut wird von einem Verbund aus sieben Partnern getragen, dem die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) angehören. Finanziert wird das Institut vom BMBF und dem Land Berlin. Es hat seinen Standort in Berlin.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz für den Vorstand (m/w/d) in Vollzeit (z.Zt. 39 Wochenstunden). Die Stelle ist zunächst bis zum 14.09.2025 befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Die Stelle ist im Vorstandsbereich angesiedelt. Der Vorstandsbereich unterstützt und begleitet die Arbeit des Vorstands in allen Belangen. Neben strategischen Fragen und administrativen Tätigkeiten umfasst dies insbesondere die Gremienarbeit, das Berichtswesen sowie die Forschungskoordination. Letztere fungiert als Schnittstelle zwischen der Forschung und den wissenschaftsunterstützenden Bereichen.

Ihre Aufgaben

  • eigenständige Organisation des Vorstandsbüros
  • Terminkoordination und -planung des vierköpfigen Vorstands
  • inhaltlich unterstützende Tätigkeiten, darunter Recherchen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Zusammenstellung von Unterlagen, Protokollierung interner Treffen
  • Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
  • Gästebetreuung
  • Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Kostenkontrolle im Vorstandsbereich
  • Reiseorganisation unter Berücksichtigung der Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)

Ihr Profil

  • abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
  • mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- / Sekretariatsbereich
  • freundliches Auftreten und hohe Sozialkompetenz
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
  • sicherer Umgang mit MS-Office und modernen Kommunikationskanälen, Offenheit und Neugier bei der Nutzung von open source-Anwendungen
  • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • hohes Maß an Diskretion und Loyalität
  • hohes Maß an Eigeninitiative, organisatorisches Talent und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit

Ihre Chance

  • spannende Aufgaben: Sie erhalten die Möglichkeit, in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld eine verantwortungsvolle Rolle einzunehmen.
  • optimale Rahmenbedingungen: Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis zur EG 8 (TVöD), einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Jahressonderzahlung, dem Angebot der betrieblichen Altersvorsorge und einem Zuschuss zum Deutschlandticket.
  • zentrale Lage: Wir arbeiten im Zentrum Berlins in einem international vernetzten wissenschaftlichen Umfeld.
  • persönliche Entwicklung: Wir ermöglichen die regelmäßige berufliche Weiterentwicklung.

Weiterführende Informationen

Schwerbehinderte Bewerber: innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.

Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen reichen Sie bitte in unserem Bewerbungsportal ein. Bewerbungen können nur berücksichtigt werden, wenn diese vollständig vorliegen. Bei Fragen können Sie sich an Anne Kinzel-Meschter (personal[at]weizenbaum-institut.de) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

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