Mitarbeiter:in Reisekosten (m/w/d)

Das Weizenbaum-Institut erforscht interdisziplinär und grundlagenorientiert Phänomene, Bedingungen und Folgen der Digitalisierung der Gesellschaft. Dafür arbeiten Wissenschaftler:innen aus den Sozial‐, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften sowie der Designforschung und der Informatik zusammen und entwickeln Handlungsoptionen für die Gestaltung der digitalen Gesellschaft. Dies geschieht im engen Dialog mit Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft. Die Leitwerte des Instituts sind Selbstbestimmung und Nachhaltigkeit. Gefördert wird das Weizenbaum-Institut vom Bundesministerium für Bildung und Forschung. Es wurde 2017 mit Sitz in Berlin gegründet.

Dem Verbund des Instituts gehören an: die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB). Die zentrale Administration und rechtsgeschäftliche Vertretung des Instituts obliegen dem Weizenbaum-Institut e.V.

Für unseren Bereich Finanzen möchten wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Mitarbeiter:in Reisekosten (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (19,5h bis 39h / Woche) einstellen. Die Stelle ist zunächst bis zum 14.09.2025 befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt und ist abhängig von der weiteren Förderzusage.

Der Bereich Finanzen ist verantwortlich für die Finanzbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung, Einkauf, Beschaffung und kaufmännische Sachbearbeitung, die Bewirtschaftung der Zuwendungen und Drittmittel sowie das Finanzberichtswesen. Sehen Sie sich hier das Team an.

Ihre Aufgaben:

• Sie prüfen und bearbeiten die Reisekostenanträge aus dem In- und Ausland nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG), der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) sowie nach steuerrechtlichen Vorgaben und Richtlinien.
• Sie erstellen und buchen Reisekostenabrechnungen.
• Sie beraten die Mitarbeitenden zu allen reisekostenrelevanten Fragen.
• Sie sind für die Sicherstellung der ordnungsgemäßen und revisionssicheren Dokumentation von Belegen zuständig.
• Sie beteiligen sich mit Ihrer Expertise an der fortlaufenden Optimierung unserer Prozessabläufe.

Ihr Profil:

• Sie haben eine Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kauffrau/-mann Bürokommunikation oder vergleichbare Ausbildung absolviert.
• Umfangreiche Kenntnisse des BRKG sowie der ARV gehören ebenso zu Ihrem Handwerkszeug wie Grundkenntnisse des Haushalts- sowie Zuwendungsrechts.
• Ein sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook), sowie Kenntnisse zur SMS-Reise Software runden Ihr fachliches Profil idealerweise ab.
• Eine zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie gute organisatorische Fähigkeiten zeichnen Sie ebenso aus wie Einsatzbereitschaft und Lust auf die Arbeit in einem Team.

Ihre Chance:

• Spannende Aufgaben: Sie erhalten die Möglichkeit in einem innovativen Arbeitsumfeld interdisziplinär Impact zu generieren.
• Optimale Rahmenbedingungen: Vergütung entsprechend EG 8 (TVöD Bund) einschließlich der üblichen Jahressonderzahlung und dem Angebot der betrieblichen Altersvorsorge.
• Gemeinsam mehr erreichen: Wir bieten Ihnen einen großartigen Teamspirit in einem kompetenten und offenen Arbeitsumfeld.
• Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten und Teilzeit, flexible Arbeitszeiten sowie 30 Tage Urlaub im Jahr ermöglichen Ihnen Freiraum.
• Zentrale Lage: Wir arbeiten im Zentrum Berlins in einem dynamischen, international vernetzten wissenschaftlichen Umfeld.
• Optimale Verkehrsanbindung: Das WI gilt als attraktiver Standort mit einer sehr guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
• Moderne Arbeitsausstattung: Top Equipment und innovative Tools unterstützen die Zusammenarbeit.
• Persönliche Entwicklung: Wir ermöglichen die regelmäßige berufliche Weiterentwicklung.

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Der Weizenbaum-Institut e.V. fordert Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen können Sie, gerichtet an die Teamleiterin Gabriela Baumann, in unserem Bewerbungsportal einreichen. Bei Fragen wenden Sie sich gern an Maite Vöhl aus unserem Team Personal (personal[at]weizenbaum-institut.de). Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.

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