Mitarbeiter:in (m/w/d) für die Sachbearbeitung von Zuwendungen und Drittmitteln

Das Weizenbaum-Institut erforscht interdisziplinär und grundlagenorientiert Phänomene, Bedingungen und Folgen der Digitalisierung der Gesellschaft. Dafür arbeiten Wissenschaftler:innen aus den Sozial‐, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften sowie der Designforschung und der Informatik zusammen und entwickeln Handlungsoptionen für die Gestaltung der digitalen Gesellschaft. Dies geschieht im engen Dialog mit Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft. Die Leitwerte des Instituts sind Selbstbestimmung und Nachhaltigkeit. Gefördert wird das Weizenbaum-Institut vom Bundesministerium für Bildung und Forschung. Es wurde 2017 mit Sitz in Berlin gegründet.

Dem Verbund des Instituts gehören an: die Freie Universität Berlin, die Humboldt-Universität zu Berlin, die Technische Universität Berlin, die Universität der Künste Berlin, die Universität Potsdam, das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) und das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB). Die zentrale Administration und rechtsgeschäftliche Vertretung des Instituts obliegen dem Weizenbaum-Institut e.V.

Für unseren Bereich Finanzen möchten wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) für die Sachbearbeitung von Zuwendungen und Drittmitteln in Teilzeit mit 50 % (z. Zt. 19,5 Wochenstunden) einstellen. Die Stelle ist zunächst bis zum 14.09.2025 befristet. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Der Bereich Finanzen ist verantwortlich für die Finanzbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung, Einkauf, Beschaffung und kaufmännische Sachbearbeitung, die Bewirtschaftung der Zuwendungen und Drittmittel sowie das Finanzberichtswesen. Sehen Sie sich hier das Team an.

Ihre Aufgaben:

• Bewirtschaftung der Zuwendungen von Bund und Land.
• Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen.
• Mitarbeit bei der Budgetplanung, -kalkulation und -verwaltung unter Beachtung der Richtlinien und Verfahren der jeweiligen Zuwendungsgeber und der steuerrechtlichen Rahmenbedingungen.
• Prüfung von Bewilligungen.
• Laufendes Finanz- und Vertragscontrolling und Beratung zur sachgerechten Mittelverwendung unter Berücksichtigung der geberspezifischen Verwendungsrichtlinien.
• Kommunikation mit Zuwendungsgebern, Umwidmungen und direkte Abstimmung mit dem Projektträger des BMBF und der Senatsverwaltung Wissenschaft und Forschung des Landes Berlin.
• Erstellung von Unterlagen und Statistiken für den Jahresabschluss sowie für interne und externe Berichtszwecke.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Projektprüfungen und Zusammenarbeit mit Prüfinstanzen.
• Mitwirkung beim Aufbau von Verwaltungsstrukturen für Drittmittel.
• Mitwirkung bei der Gestaltung und Fortentwicklung von DV-gestützten Informationssystemen.

Perspektivisch: administrative Beratung und Unterstützung des wissenschaftlichen Bereichs bei der Beantragung von Drittmittelprojekten sowie finanztechnische Koordination von Projektverbünden.

Ihre Voraussetzungen:

• Erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches (Fach-) Hochschul-Studium oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen.
• Mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und der administrativen Betreuung von Projekten, möglichst in Forschung und Wissenschaft.
• Gute Kenntnisse in Zuwendungs-, Haushalts- und Steuerrecht.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (insbesondere Excel) und eines ERP-Systems.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mit komplexen Sachverhalten umzugehen.
• Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung und Freude an der Arbeit im Team.
• Erwünscht: gute Englischkenntnisse.

Ihre Chance:

• Spannende Aufgaben: Sie erhalten die Möglichkeit in einem innovativen Arbeitsumfeld interdisziplinär Impact zu generieren.
• Optimale Rahmenbedingungen: Vergütung entsprechend EG 11 (TVöD Bund) einschließlich der üblichen Jahressonderzahlung und dem Angebot der betrieblichen Altersvorsorge.
• Gemeinsam mehr erreichen: Wir bieten Ihnen einen großartigen Teamspirit in einem kompetenten und offenen Arbeitsumfeld.
• Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten und Teilzeit, flexible Arbeitszeiten sowie 30 Tage Urlaub im Jahr ermöglichen Ihnen Freiraum.
• Zentrale Lage: Wir arbeiten im Zentrum Berlins in einem dynamischen, international vernetzten wissenschaftlichen Umfeld.
• Optimale Verkehrsanbindung: Das WI gilt als attraktiver Standort mit einer sehr guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
• Moderne Arbeitsausstattung: Top Equipment und innovative Tools unterstützen die Zusammenarbeit.
• Persönliche Entwicklung: Wir ermöglichen die regelmäßige berufliche Weiterentwicklung.

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Der Weizenbaum-Institut e.V. fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Ihre Bewerbung, bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen können Sie, gerichtet an die Teamleitung Gabriela Baumann, in unserem Bewerbungsportal einreichen. Bei Fragen können Sie sich gerne jederzeit an Maite Vöhl aus unserer Personalabteilung (personal[at]weizenbaum-institut.de) wenden. Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen.

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